管理員如何查詢與簽核勤務出勤

一、功能說明

講師在講師平台送出每日授課確認後，研修、監考及活動等勤務資料會進入管理員平台的勤務出勤簽核流程。管理人員可比對原排定時間與講師實際填報時間，逐筆核准，或填寫原因退回講師修改。

本頁以每一筆勤務為簽核單位。同一天有多筆勤務時，請逐筆查看及處理。講師仍在草稿中的日報不會列入此查詢。

二、查詢勤務出勤

1. 登入 Admin 管理員平台，進入「出勤與排課」的「勤務出勤查詢及簽核」。
2. 設定查詢條件，按下「查詢」。
3. 在符合條件的資料列按下「查看」，開啟勤務明細。

查詢條件	操作說明
開始日期、結束日期	依勤務日期查詢，包含起日與迄日。預設為本月第一天至最後一天。
講師	輸入講師代號或姓名的全部或部分文字；留空時不限定講師。
勤務類型	可選擇全部、研修、監考或活動。
簽核狀態	預設為「待簽核」，也可查詢全部、已核准或已退回。

查詢結果顯示日期、講師姓名與代號、區域、勤務類型與名稱、原排定時間、實際填報時間、相差分鐘及簽核狀態。若沒有符合條件的紀錄，畫面會顯示「查無資料」。

從明細按下「返回列表」，會保留原本的查詢條件。核准或退回後，若原查詢條件是「待簽核」，該筆紀錄將不再符合此條件；可改查「已核准」「已退回」或「全部」。

三、確認勤務明細

開啟明細後，請核對下列資料，再決定核准或退回：

• 基本資料：日期、講師、區域、簽核狀態、勤務類型及勤務名稱。
• 原排定時間：原定開始及結束時間，以及原排定分鐘數。
• 講師填報時間：實際開始及結束時間，以及實際分鐘數。
• 增減分鐘：實際分鐘數減去原排定分鐘數。
• 備註：有填寫時，會顯示講師備註及課表備註。
• 簽核資訊：處理後可查看簽核人員、簽核時間；有退回原因時會顯示於「簽核意見」。

增減分鐘	意義	範例
正數（紅色）	實際時間比原排定時間長。	原排定 120 分、實際 135 分，顯示 +15 分。
負數（綠色）	實際時間比原排定時間短。	原排定 120 分、實際 110 分，顯示 -10 分。
0 分	實際分鐘數與原排定分鐘數相同。	原排定及實際皆為 120 分。

增減分鐘是核對時間的參考，不能單憑顏色判定填報正確或錯誤。例如開始及結束時間都延後 10 分鐘，總分鐘數可能仍相同；請同時查看起訖時間及備註。

管理員在此明細頁檢視與簽核資料，不能直接修改講師填報的勤務時間；需要更正時，請退回講師處理。

四、核准勤務

1. 確認該筆勤務為「待簽核」，且明細頁顯示「核准勤務」操作區。
2. 核對勤務內容、實際起訖時間及備註。
3. 確認資料正確後，按下「核准」。
4. 系統顯示「確定核准這筆勤務出勤嗎？」；按下確定後送出，按下取消則不送出。
5. 成功後顯示「勤務出勤已核准。」，該筆狀態改為「已核准」，並記錄簽核人員與時間。

五、退回講師修改

1. 開啟可簽核的勤務明細，在「退回講師修改」區填寫「退回原因」。
2. 具體說明需要更正或補充的內容，例如：「請確認實際結束時間，並於備註說明延長 30 分鐘的原因。」
3. 按下「退回」。退回原因為必填，不可只填空白，最多 1,000 個字。
4. 系統顯示「確定退回這筆勤務出勤嗎？」；按下確定後送出，按下取消則留在原頁。
5. 成功後顯示「勤務出勤已退回講師修改。」，該筆狀態改為「已退回」，退回原因顯示於「簽核意見」。

六、簽核狀態與操作限制

勤務簽核狀態	說明	可執行操作
待簽核	該筆勤務尚未完成管理員簽核。	所屬日報為送審中時，可核准或退回；否則僅可查看。
已核准	該筆勤務已核准。	查看明細及簽核資訊。
已退回	該筆勤務已退回講師修改。	查看明細、退回原因及簽核資訊。

若勤務仍顯示「待簽核」，但日報目前不是送審中，明細會提示「這份日報目前不是送審中狀態，暫時不能簽核。」；此時不會顯示核准及退回操作區。

七、常見問題

1. 為什麼查不到講師的勤務？

先確認查詢日期、講師關鍵字、勤務類型及簽核狀態。頁面預設只查本月待簽核資料，已處理資料請切換狀態查詢；講師尚未送出的草稿不會出現在此列表。

2. 為什麼待簽核資料沒有核准或退回按鈕？

除了勤務必須為待簽核，所屬日報也必須為送審中。若同份日報已被退回，請待講師修正並重新送出後，再開啟明細確認。

3. 系統提示「這筆勤務已完成簽核」或「勤務狀態已被更新」，怎麼辦？

可能是其他人員已先處理，或頁面停留過久。請重新整理或返回列表查詢最新狀態，確認是否已完成簽核。

4. 核准後可以在這裡改成退回嗎？

本頁僅提供待簽核勤務的核准與退回，已核准資料沒有撤銷或重簽功能。若發現需更正的情形，請洽系統管理人員確認處理方式。

5. 勤務都核准了，為什麼整份日報仍未完成？

勤務簽核與教室審核分別處理。整份日報完成核准，還需要教室審核狀態已核准。

6. 退回後會自動寄信通知講師嗎？

退回成功後，系統會寄送通知至講師資料中的 Email，信件包含勤務日期、名稱、退回原因及講師平台修改連結。若 Email 無效或寄信失敗，退回仍然生效，畫面會提示通知信未寄出；請確認講師 Email 或寄信設定，必要時另行聯繫講師。目前不會通知同份日報相關教室。